Hal itu laksana perbedaan antara seorang bayi dan orang yang lebih tua. Bayi itu sangat fleksibel dan dapat memasukkan jari kakinya kedalam mulutnya, namun gerakan-gerakan dan perilakunya agak sulit dikontrol. Dengan meningkatnya usia kita akhirnya seseorang yang lebih tua juga akan kehilangan sifatnya yang dapat dikontrol.
Jadi ukuran dan waktu bukanlah penyebab pertumbuhan dan menjadi tua seolah-olah perusahaan yang besar dengan tradisi yang lama disebut tua, sedangkan perusahaan yang kecil tanpa tradisi disebut muda. Muda berarti organisasi itu dapat berubah dengan relative mudah, tua berarti adanya perilaku yang dikontrol namun tidak fleksibel.
Oleh karena itu, suatu organisasi dalam abad 21, haruslah dibangun sebagai organisasi yang memiliki sifat fleksibel dan mudah dikontrol, maka organisasi itu tidaklah terlalu muda atau terlalu tua, tahap ini dinamakan PRIMA dalam daur hidup organisasi. Organisasi dalam keadaan PRIMA, benar-benar diperlengkapi untuk menerima dan menanggapi perubahan yang cepat didalam pasar, teknologi, kompetisi dan kebutuhan pelanggan.
Bertolak dari pemikiran bahwa kunci organisasi yang mampu mendukung daur hidup organisasi kedalam posisi PRIMA yang mampu diremajakan secara berkelanjutan terletak pada faktor fleksibilitas dan kontrol, oleh karena itu pemilihan model struktur organisasi sangat menentukan.
Dalam pemilihan, walaupun suatu model struktur dibangun atas dasar prinsip-prinsip yang telah dipahami, menyangkut hal-hal yang terkait dengan 1) pembagian tugas ; 2) pendelegasian wewenang ; 3) disiplin ; 4) kesatuan perintah ; 5) Kesatuan arah ; 6) Rentangan pengawasan ; 7) Koordinasi ;
Jenjang organisasi ; 9) Sentralisasi ; 10) Inisiatif ; 11) Budaya.KEEFEKTIFAN DAN PENDEKATAN
Untuk menerapkan pokok pikiran yang diungkapkan diatas, maka dijelaskan secara singkat yang terkait dengan :
Keefektifan organisasi :
Tidak ada satu difinisipun yang dapat merumuskan untuk mengungkapkan yang dimaksud dengan keefektifan organisasi. Oleh karena itu dalam teori organisasi memberikan jawaban lain terhadap pertanyaan “apa yang membuat organisasi effektif ?” Jawabannya adalah struktur organisasi yang tepat dimana didalamnya termasuk bahwa cara kita menempatkan orang serta pekerjaannya dan menetapkan peran serta hubungan mereka.
Bertolak dari pikiran diatas, maka keefektifan organisasi akan didukung oleh kekuatan kebiasaan pikiran yang terkait dengan 1) Organisasi digerakkan oleh manusia dalam melaksanakan pekerjaan sejalan dengan sasaran dan rencana ; 2) Bentuk mengikuti fungsi ; 3) Keputusan dibuat dekat sumber informasi ; 4) Sistem penghargaan ; 5) Komunikasi horizontal dan vertical ; 6) Menghindari konflik individu dan atau kelompok ; 7) Membangun organisasi system terbuka ;
Organisasi berintraksi dengan lingkungan ; 9) Ada nilai kebersamaan yang didukung strategi manajemen ; 10) Kekuatan dalam umpan balik untuk individu dan kelompok sehingga mampu mendorong belajar.Pendekatan organisasi :
Keyakinan bahwa keefektifan organisasi tidak dapat dirumuskan karena ada perbedaan pandangan, oleh karena itu, maka pemahamannya melalui suatu pendekatan yang sering diungkapkan dengan apa yang disebut :
1) Pendekatan pencapaian tujuan, menyatakan bahwa keefektifan sebuah organisasi harus dinilai dengan pencapaian tujuan ketimbang caranya.
2) Pendekatan sistim, bahwa organisasi terdiri sub bagian yang saling berhubungan, oleh karena itu dinilai berdasarkan kemampuannya untuk dan mempertahankan stabilitas dan keseimbangan.
3) Pendekatan stakeholders, dikatakan efektif apabila dapat memenuhi bagi pemilik adalah laba atau investasi, pertumbuhan penghasilan ; pegawai adalah kompensasi, tnjangan tambahan, kepuasaan pada kondisi kerja ; pelanggan adalah kepuasan terhadap harga, kualitas, pelayanan ; kreditur adalah kemampuan untuk membayar hutang.
4) Pendekatan nilai-nilai bersaing, bertitik tolak dengan assumsi terdapat apa yang disebut dengan fleksibilitas (mampu menyesuaikan diri dengan perubahan ; perolehan sumber (mampu meningkatkan dukungan dari luar dan memperluas jumlah tenaga kerja) ; perencanaan (tujuan jelas dan dipahami dengan benar) ; produktifitas (volume keluaran tinggi, rasio keluaran terhadap masukan tinggi) ; Ketersediaan informasi (saluran komunikasi membantu pemberian informasi kepada orang mengenai hal-hal yang mempengaruhi pekerjaan mereka) ; stabilitas (perasaan tenteram, kontinuitas, kegiatan berfungsi secara lancar) ; Tempat kerja yang kondusif (pegawai mempercayai, menghormati serta bekerja sama dengan yang lain) ; tenaga kerja terampil (pegawai memperoleh pelatihan, mempunyai keterampilan dan berkapasitas untuk melaksanakan pekerjaannya dengan baik)
ILMU ORGANISASI DAN FAKTOR PENENTU
Ilmu organisasi yang menjelaskan mengenai organisasi yang mengungkapkan macam, bentuk dan tipe organisasi dapat anda pelajari dari beberapa penulis yang banyak dapat kita ketemukan dan dipergunakan sebagai informasi.
Dalam praktek yang perlu kita pahami adalah tiap teori dan dalam praktek tidak menjamin pilihan atas satu model yang tidak siap mengungkapkan dampak pengaruh perubahan yang rumit dan komplek sehingga prinsip-prinsip organisasi tidak dapat dijalankan secara konsisten karena ketidak mampuan memecahkan hal-hal yang terkait dengan kepentingan individu, kelompok dan organisasi.
Dalam praktek, menurut bentuk yang banyak diterapkan, apa yang disebut dengan 1) Organisasi staff ; 2) Organisasi garis ; 3) Organisasi fungsional ; 4) Organisasi staff dan garis ; 5) Organisasi garis dan fungsional ; 6) Organisasi fungsional dan staff ; 7) Organisasi garis, fungsional dan staff ;
Organisasi panitia.Dari pengalaman juga memberikan gambaran bahwa bentuk organisasi tersebut diatas yang bersifat abstrak dan menjadi konkrit digerakkan oleh manusia tidak mampu menjamin dalam menyesuaikan dengan tuntutan perubahan.
Kekuatan kebiasaan pikiran dalam mendorong tuntutan perubahan akan sjalan dengan kemampuan untuk memahami atas dimensi sebagai komponen dari struktur organisasi yang dapat diibaratkan sebuah kursi yang berkaki tiga dimana tanpa satu kaki, maka ia tidak berfungsi. Dalam hal ini dipahami apa yang disebut dengan :
Pertama, disebut dengan Kompleksitas :
Merujuk kepada tingkat diferensiasi yang terdapat dalam organisasi, maka terdapat tiga bentuk dengan karekteristik, apa yang disebut dengan:
Pertama adalah Horizontal yang menunjukkan adanya diferensiasi dari unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang dilaksanakannya serta tingkat pendidikan dan pelatihannya ;
Kedua adalah Vertical, merujuk kepada kedalam organisasi, berarti menunjukkan banyak atau sedikitnya tingkatan, jumlah tingkatan ditentang olh rentang kendali ;
Ketiga adalah Spasial merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi berdasarkan geografis.
Kedua, disebut dengan Formalisasi :
Merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan dalam organisasi distandarisasi dalam bentuk peraturan, proseur, instruksi dan komunikasi tertulis, itu berarti seluruh aktivitas dituangkan dalam manual organisasi administrasi seperti manual akuntansi, personalia,, pemasaran, pembelian.
Ketiga, disebut dengan Sentralisasi :
Sentralisasi dinyatakan sebagai tingkat sejah mana kekuasaan formal dapat membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan dikonsentrasikan pada individu, unit atau suatu tingkat.
Tingkat kontrol yang dipunyai seseorang dalam seluruh proses keputusan melalui langkah-langkah sebagai brikut 1) Mengumpul informasi sebagai dasar pengambilan keutusan ; 2) Memproses dan menginterprestasikan informasi sebagai dasar saran yang akan disampaikan ; 3) Membuat pilihan mengenai apa yang hendak dilakukan ; 4) Memberikan wewenang kepada orang lain mengenai apa yang hendak dilaksanakan ; 5) Melaksanakannya.
Bila tingkat kontrol dapat dilakukan dengan cermat, maka kemungkinan proses pengambilan keputusan akan disentralisasikan. Ini berarti memberikan tanggapan yang cepat terhadap informasi yang baru, masukan yang lebih banyak, memotivasi para manajer untuk terlibat dalam pengambilan kputusan.
Oleh karena itu, kebutuhan organisasi yang mampu membangun satu kekuatan yang mendorong daya kemauan setiap pemain dalam semua peran agar mampu memupuk kebiasaan kekuatan pikiran kedalam kebiasaan yang produktif, sehingga setiap pemain peran akan selalu siap menghadapi dari setiap perubahan.
Jadi pada organisasi dalam skala kecil, menengah dan besar haruslah bermula dengan satu pemikiran dengan melihat masa lalu, masa kini dan juga dengan suatu pemikiran jauh melihat kedepan bahwa pemilihan yang terkait dengan macam, bentuk dan tipe organisasi menjadi suatu keputusan yang bersifat strategik, sehingga perlu mendalami hal-hal penentu yang terkait dalam membangun struktur yang bersifat fleksibel dan mudah dikontrol yaitu yang terkait dengan apa yang disebut strategi, besaran organisasi, teknologi, lingkungan dan pengendalian kekuasaan.
Strategi :
Menentukan struktur bertitik tolak dari keputusan strategic dan oleh karena itu ia merupakan determine yang dominant karena ia memberikan gambaran persfektif dengan arah jangka panjang dan memberikan arah posisi kedalam jangka menengah.
Besaran organisasi :
Besaran organisasi merujuk kepada variable dan jumlah total pegawai, karena manusia serta intrasaksinyalah yang terstruktur sehingga mereka harus dihubungkan dengan struktur.
Teknologi :
Tekologi merujuk kepada informasi, peralatan, teknik dan proses yang dibutuhkan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.
Lingkungan :
Ketidakpastian lingkungan yang dihadapi oleh berbagai macam organisasi, maka rancangan structural dapat dipergunakan sebagai alat dalam menghadapi tantangan atas lingkungan.
Pengendalian kekuasaan :
Bahwa sebuah struktur organisasi kapanpun adalah merupakan hasil pilihan oleh mereka yang memiliki kekuasaan sampai tingkat maksimum tertentu akan berusaha mempertahankan dan meningkatkan control mereka.
Oleh karena itu, dalam melaksanakan pemikiran diatas, diperlukan pemikiran sebagai langkah penggerak dari kekuatan kebiasaan pikiran bahwa apa yang diungkapkan dibawah ini merupakan pemikiran dalam merancang suatu struktur formal sebagai langkah-langkah dalam menggerakkan kekuatan pikiran sebagai pendorong sebagai berikut :
- Pondasi meletakkan bagaimana fungsi-fungsi organisasi :
1) Pondasi dalam meletakkan bagaimana fungsi-fungsi organisasi. Dalam hal ini yang perlu mendapatkan perhatian mengenai mekanisme koordinasi yang disebut dengan mutual adjustment, direct supervision, standardization of work processes, standardization of outputs, standardization of skills.
2) Merumuskan bagian-bagian dasar dalam organisasi kedalam apa yang disebut the operating core (para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhungan dengan produki dari produk dan jasa), the strategic apex (manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi itu), the technostructure (para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk standarisasi tertentu dalam organisasi), the support staff (orang-orang yang mengisi unit staf yang memberikan jasa pendukung tidak langsung kepada organisasi)
3) Merumuskan organisasi sebagai suatu sistem alur, apa yang disebut dengan organisasi sebagai suatu sistim kekuasaan formal, organisasi sebagai sistim alur pengaturan, organisasi sebagai suatu sistim komunikasi informal, organisasi sebagai suatu sistim konstilasi kerja, organisasi sebagai sistim adhoc proses keputusan.
- Analisis terhadap rancangan parameter :
Suatu rancangan structural dimulai untuk menanggapi issu-issu dasar yang berkaitan seperti pertanyaan 1) Berapa banyak tugas-tugas seharusnya dimasukkan pada posisi dalam organisasi dan bagaimana spesialisasi pada tiap tugas diadakan ? ; 2) Seberapa luas makna kerja pada tiap posisi distandarisasi ? ; 3) Keterampilan dan pengetahuan apa yang seharusnya diperlukan pada tiap posisi ? ; 4) Atas dasar apa seharusnya posisi-posisi dikelompokkan kedalam unit dan unit-unit kedalam unit yang lebih besar ? ; 5) Seberapa besar seharusnya keberadaan tiap unit, berapa banyak individual seharusnya melapor kepada manajer yang ditetapkan ? 6) Mekanisme apa seharusnya didirikan untuk menghubungkan penyesuaian kebersamaan diantara posisi-posisi dan unut-unit ? 7) Seberapa jauh kekuasaan pembuatan keputusan seharusnya dideligasikan kepada unit-unit lini manajer kebawah rantai kewibawaan ?
Seberapa jauh kekuasaan keputusan seharusnya melewati dari manajer lini kepada spesialis staff dan operator ?- Analisis faktor-faktor kontengensi :
Struktur organisasi yang effektif akan menunjukkan hubungan antara struktur dengan prestasi berdasarkan hasil studi-studi yang menyimpulkan dalam dua hiphotesa yaitu pertama hiphotesa keharmonisan artinya struktur yang effektif memecahkan suatu hubungan yang baik antara faktor-faktor kontingensi dan rancangan parameter-parameter atau dengan kata lain keberhasilan mendasain organisasi dimana strukturnya sesuai dengan situasinya. Kedua apa yang disebut dengan hiphotesa konfigurasi artinya struktur yang effektif memerlukan konsisten internal diantara rancangan parametr-parameter.
Alur dari situasi ke struktur dan dari faktor kontengensi ke rancangan parameter, maka dismpulkan variable-variabel independent, intermediate dan dependent dengan ulasan sebagai berikut :
Independent (contingency) variables mencakup :
1) Pengaruh umur dan ukuran kedalam apa yang disebut dengan hiphotesa pertama organisasi yang lebih tua, lebih diformalisasikan perilakunya ; kedua struktur merefleksi umur yang melahirkan industri ; ketiga organisasi yang iversifikasi, kecenderungan tugasnya, lebih diferensiasi unit-unitnya dan lebih dikembangkan komponen administrasinya ; keempat, organisasi lebih besar, lebih besar size rata-rata unitnya ; kelimaorganisasi yang lebih besar, lebih diformulasikan perilakunya.
2) Sistem teknis bahwa teknologi merupakan faktor yang besar pengaruhnya dalam merancang struktur organisasi. Teknologi merujuk kepada informasi, peralatan, teknik dan proses yang dibutuhkan untuk mengubah masukan menjadi keluaran.
3) Lingkungan, yang dimaksudkan disini adalah segala sesuatu yang berada di luar organisasi bisa berbentuk barang-barang, kondisi-kondisi atau pengaruh-pengaruh. Dimensi lingkungan dapat menunjukkan dari keadaan stabil menjadi dinamik, dari sederhana menjadi komplek, dari intergrasi menjadi diversifikasi, dari bersama menjadi berlawanan. Lebih lanjut dapat dilukiskan bahwa pertama, lebih dinamik lingkungan, lebih organic struktur ; kedua, lingkungan yang lebih komplek struktur lebih disentralisasi ; ketiga, organisasi pasar yang lebih diversifikasi, kecenderungan lebih besar dan ekstrim dalam lingkungannya mendorong tiap organisasi menjadi sentralisasi strukturnya sementara ; kelima,disparitas dalam lingkungan endorong organisasi menjadi disentralisasi secara seelektif menjadi konstilasi kerja yang diverensiasi.
Jadi terdapat empat dasar lingkungan yang berhubungan dengan organisasi akan menggambarkan bahwa 1) Komplek dan stabil menggambarkan disentralis birokratik (standarisasi keterampilan) ; 2) Komplek dan dinamik menggambarkan disentralis organic (penyesuaian bersama) ; 3) Sederhana dan stabil menggambarkan sentral birokratik (standarisasi proses kerja) ; 4) Sederhana dan dinaik menggambarkan sentral organic (supervise langsung).
4) Kekuasaan, dalam hal ini dasar pemikiran bahwa merancang struktur harus memperhatikan kekuasan kedalam pikiran sebagai penggerak dengan dasar pemikiran :
Pertama, control eksternal yang lebih besar dari organisasi, strukturnya lebih sentralisasi dan diformulasikan. Sejalan dengan itu akan terdapat dampak bahwa disatu sisi akan menunjukkan keterakitan antara keputusan yang diambil oleh pimpinan puncak dengan tindakannya dan disisi lain menekankan kejelasan perumusan standard mengenai hal tersebut (keputusan dan tindakan) ;
Kedua, kekuasaan memerlukan dari para anggota menciptakan struktur sentralisasi yang tidak berlebihan. Sejalan dengan itu kepada anggota untuk menjaga agar kekuasaan sejalan dengan tindakan yang harus dapat dipertanggung jawabkannya.
Ketiga, struktur yang dapat dipertanggung jawabkan pada suatu ketika kadang-kadang menunjukkan keadaan yang tidak memuaskan artinya suatu struktur bisa saja diterima oleh satu pihak dan belum tentu bisa diterima oleh pihak lainnya.
- Konfigurasi Struktural :
Dengan memperhatikan fungsi-fungsi organisasi, analisis disain parameter-parameter analisis faktor –faktor kontigensi, maka konfigurasi structural yang pada umumnya dan banyak digunakan, apa yang disebut dengan 1) Struktural sderhana ; 2) Birokrasi mesin ; 3) Birokrasi professional ; 4) Struktural divisional ; 5) Adhocracy.
Struktur Sederhana :
Struktur ini dipergunakan pada permulaan dimana organisasi masih kecil, berada pada lingkungan yang sederhana dan dinamis sehingga dapat dikatakan memasuki tahap prmulaan perkembangan dan biasanya pemilik atau pendiri ingin agar kekuasaan masih disentralisasi sehingga seluruh kekuasaan dalam pengambilan keputusan atas seluruh tindakan berada dalam tangannya.
Birokrasi Mesin :
Ini menunjukkan organisasi menjadi besar tapi dengan lingkungan yang sederhana dan stabil sehingga memperlihatkan teknologi yang terdiri atas pekerjaan yang rutin dan distandarisasi, maka tidak heran peraturan yang sangat diformalisasi, tugas dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional, wewenang yang disntralisasi, pengambilan keputusan yang mengkuti rantai komando dan sebuah struktur administrasi yang rumit dengan perbedaan tajam antara aktivitas lini dan staf.
Birokrasi Profesional :
Birokrasi professional merupakan suatu truktur yang memberikan kesempatan dalam organisasi untuk memanfaatkan tenaga pesialis yang sangat terlatih bagi operating core-nya agar dapat meningkatkan effesiensi dan standarisasi dengan desentralisasi. Jadi model ini sebenarnya merupakan birokrasi mesin untuk organisasi dengan ukuran besar, lingkungan yan stabil dan komplek dan teknologi rutin yang diinternalkan lewat profesionalisme.
Struktural Divisional :
Pada dasarnya banyak kesamaannya dengan birokrasi mesin, dimana struktur dengan strateginya yang menekankan pada keanekaragaman dari produk dan pasar sehingga divisi-divisi tersebut cenderung untuk diorganisasi k dalam kelompok fungsional dengan pembagian kerja yang tinggi, formalisasi yang tinggi dan wewenang yang disentralisasikan pada manajer divisi. Jadi divisionalisasi hanya mungkin jika sistim teknis dari organisasi dapat dipisahkan secara effesien kedalam segmen-segmen yang terpisah dengan lingkungan tidak komplek dan tidak dinamis.
Adhocracy :
Struktur ini bercirikan diferensiasi horizontal yang tinggi, diferensiasi vertical yang rendah, formalisasi yang rendah, desentralisasi, fleksibilitas dan daya tanggap yang tinggi. Pilihan ini dipilih bila manajemen menyadari bahwa strategi yang beraneka ragam, atau berisiko tinggi atau teknologi itu tidak rutin dan lingkungannya dinamis serta komplek. Struktur ini lebih menekankan dalam proses pengambilan keputusan yang didesentralisasi sehingga bergantung pada tim yang terdri dari para professional.
